Een fuif organiseren is niet alleen leuk en leerrijk, het brengt ook geld binnen voor je (jeugd)vereniging, jeugdhuis ... . Om een evenement te organiseren, zijn er veel regels op verschillende niveaus. Je vindt de belangrijkste regels en wetten in dit boekje. Ook geven we tips hoe je je hier best aan voldoet.

Hoe kunnen wij je helpen?

Organisatiedossier

Wil je een fuif organiseren? Breng het lokaal bestuur op de hoogte. Je hebt waarschijnlijk een vergunning nodig en je kan misschien extra hulp gebruiken.

Bij de aanvraag van je organisatiedossier geef je door waar de fuif doorgaat, tot hoelang je wilt feesten of je sterke drank wilt schenken en hoe luid je de muziek wilt zetten. Ook kan je extra hulp aanvragen tegen een kleine vergoeding, zoals het aanvragen van nadarhekken.

Wil je het groots aanpakken? Je kan ook aanvragen om een deel van de straat af te zetten.

BELANGRIJK!!! Om een goede planning van deze diensten te garanderen en te kunnen controleren of iedereen over de juiste vergunning(en) beschikt, moet de aanvraag minstens
9 weken voor de fuif ingediend worden.

Klik hier voor je organisatiedossier op te starten

Evenementenbox

Om het voor organisatoren makkelijker te maken om aan alle verplichtingen te voldoen, leent team jeugd een evenementenbox uit. Deze doos kan je uitlenen voor € 20. In de evenementenbox zitten banners, stickers en infofiches om verantwoord schenken duidelijk te maken. Ook vind je hier een basis EHBO-koffer, branddeken, oordopjes, leeftijdsbandjes, fluohesjes en een professionele geluidsmeter in terug.

Klik hier voor je evenementenbox

Verplichtingen als organisator

Als organisator van een evenement heb je een hoop verplichtingen. Hier vind je welke verplichtingen er zijn en hoe je er best aan voldoet.

Fuifcharter

Van iedere fuif in Heusden-Zolder wordt verwacht om de diensten in het lokaal fuifcharter aan te bieden. Het fuifcharter moet, ondertekend, bij je aanvraag toegevoegd worden. Zonder het ondertekend fuifcharter mag de fuif niet doorgaan.

Geluidsmeting

Bij je organisatiedossier heb je doorgegeven tot hoeveel decibel je wilt gaan. Ieder jeugdhuis aangesloten bij Formaat heeft een VLAREM vergunning. Dankzij deze vergunning mogen zij tot 85 dB gaan en tot 3u open blijven. Wil je de muziek dus luider zetten (waarschijnlijk bij een fuif) en wil je tot 4u fuiven (absoluut maximum), dan moet je dit aanvragen bij je organisatiedossier.

Als organisator ben je verplicht om aan te tonen dat je niet boven de limiet gaat waarvoor je toestemming hebt. Dit is zeker handig als er klachten zouden komen van buren. Daarom is het verplicht om tijdens het hele evenement een geluidsmeting uit te voeren en is het aangeraden om de antwoordbrief van je organisatiedossier (die je van het lokaal bestuur ontvangt) altijd bij de hand te hebben op het moment van het evenement.

Het maximumaantal decibel dat je hebt aangevraagd is een gemiddelde, waarbij je minimum een kwartier of een uur onder de limiet moet blijven.

  • geluidsniveau van maximum 85 dB(A)LAeq à15min onder de limiet blijven
  • geluidsniveau van maximum 95 dB(A)LAeq à15min onder de limiet blijven
  • geluidsniveau van maximum 100 dB(A)LAeq à60 min onder de limiet blijven

Ga nooit boven 100dB! Dit is niet alleen wettelijk verboden, dit zorgt ook voor blijvende gehoorschade. Jij, als organisator, bent verantwoordelijk dat de limiet niet overschreden wordt en zal dus de boete moeten betalen als er een inbreuk wordt vastgesteld. Je mag een DJ of geluidsman dus wijzen op de inbreuk die hij/zij pleegt.

Verantwoord schenken

Wie mag wat drinken?
-16: geen alcohol
+16: enkel bier en wijn (geen gestookte dranken)
+18: ook sterke drank

Werk met de gratis leeftijdsbandjes die het lokaal bestuur aanbiedt. Twijfel je over iemand zijn/haar leeftijd en weigert/kan deze persoon zijn/haar leeftijd niet aantonen? Dan krijgt deze persoon een -16 bandje om. Heeft iemand geen leeftijdsbandje om, dan krijgt deze persoon geen alcoholisch drankje.

Je werkt best met een aparte bar voor sterke drank/cocktails. Zo kan je beter controleren dat je geen sterke drank verkoopt aan mensen die dit niet mogen drinken.

Pas je bovenstaande maatregelen niet toe en krijgt iemand een alcoholisch drankje die dit niet mag krijgen? Hier staan boetes op tot € 6.000 per inbreuk die vastgesteld wordt.

Verantwoordelijkheid en dronken bezoekers
Is een bezoeker van de fuif zichtbaar dronken (slecht evenwicht, slechte spraak, alcoholgeur,…) en je schenkt deze persoon nog alcohol? Indien deze persoon na het verlaten van de fuif een ongeval veroorzaakt kan je als organisator mee aansprakelijk gesteld worden voor deze daden.

Hoe ga je hier best mee om?
Je mag niet zomaar iemand zijn/haar autosleutels afnemen, dit is diefstal. Daarom is het verstandig om als organisator de affiches “samen uit, samen thuis” en “nuchter rijden, is problemen vermijden” uit de evenementenbox op te hangen. Geef een dronken persoon enkel niet-alcoholische drankjes. In extreme gevallen is het aangeraden om een taxi te bellen. Kan je de bezoeker echt niet overtuigen om op een veilige manier naar huis te gaan, mag je de politie bellen.

Herbruikbare bekers

Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers verboden. Erkend jeugdwerk binnen Heusden-Zolder kan aanspraak maken op subsidies voor de uitleen van herbruikbare bekers via infrastructuursubsidies.

Als privé-organisator (ook jeugdwerk) heb je voorlopig nog een keuze: je gebruikt herbruikbare bekers OF je garandeert dat 90% van het afval gerecycleerd wordt. Vanaf 2022 moet dit zelfs 95% procent zijn. Hoe je dit als organisator garandeert is op maat van het evenement. Het spreekt voor zich dat het zetten van vuilbakken niet voldoende is. Een inruilsysteem of wisselsysteem werkt ook bij wegwerpbekers om de afvalberg te verminderen en het sorteren makkelijk te maken. Uiteraard blijft glas ecologischer dan bekers, herbruikbaar of niet.

Security

Je mag vrijwilligers inzetten als security. Hier zijn een aantal voorwaarden voor:

  1. Ze mogen maximum 4 keer per jaar ingezet worden
  2. Het hoofddoel van de vereniging is niet het organiseren van fuiven (festivals zoals Pukkelpop mogen niet werken met vrijwilligers)
  3. De vrijwilligers moeten een rechtstreeks link hebben met de vereniging (leden, ouders van leden,…)
  4. De vrijwilligers worden niet betaald – vrijwilligersvergoeding mag wel
  5. Toestemming van de burgemeester - via organisatiedossier
  6. Persoonsvoorwaarden:
    1. Professioneel niet actief zijn als security, politieagent of wapenhandelaar
    2. Laatste 3 jaar niet actief geweest bij de politie
    3. Minimum 18 jaar oud
    4. Bepaalde veroordelingen niet hebben opgelopen en moeten voldoen aan veiligheidsvoorwaarden die ook gelden voor gewone security-agenten

Uiteraard kan je ook een professionele bewakingsfirma inschakelen. Wij raden aan om volgende criteria toe te passen:

Verwachte aantal bezoekers Minimum aantal security-agenten
0-50 0
50-150 1
150-300 2
300-500 3

Houdt ook rekening met het aantal zones op je fuif om het aantal security-agenten te bepalen. Heb je ook een buitenzone? Zorg dan voor een security-agent buiten of voldoende security-agenten die zich kunnen verplaatsen over het hele terrein zodat er altijd toezicht mogelijk is. Bespreek de fuif grondig met de securityfirma, zij weten hoeveel security-agenten ze moeten voorzien om de veiligheid te garanderen.

Brief de security-agenten duidelijk over wat je van hun verwacht en wie ze moeten aanspreken bij incidenten. Een bewakingsfirma is duur genoeg, dus spreek hen aan tijdens de fuif als je vindt dat ze hun werk niet goed doen.

Verzekeringen

Burgerlijke aansprakelijkheid
Deze verzekering dekt materiële en fysieke schade aan derden door toevallige, onvoorziene omstandigheden. Deze verzekering dekt dus geen kosten waar een persoon aansprakelijk voor gesteld kan worden (= wanneer je een dader kan aanduiden voor de schade).

Gaat de fuif in een tent door? Vraag dan zeker na bij je verzekeringsmaatschappij of de tent hier ook verzekerd is. Het is mogelijk dat je een extra verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor je tent moet afsluiten.

Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
Deze verzekering dient er voor om bezoekers en toevallige passanten die gewond kunnen raken door brand en ontploffing. De zaalverhuurder is verplicht deze verzekering af te sluiten. Als de zaalverhuurder deze verzekering niet afgesloten heeft, mag de zaal niet verhuurd worden.

Vrijwilligersverzekering
De fuif organiseren lukt niet zonder vrijwilligers. Zorg daarom dat ze verzekerd zijn. Dit kan in veel gevallen volledig gratis. Meer info hier

Jeugdwerk
Ben je als Chiro, Scouts, jeugdhuis,… organisator van de fuif? Kijk op de website van www.ikorganiseer.be welke situaties verzekerd zijn door jouw koepelorganisatie.

SABAM & billijke vergoeding

SABAM
SABAM is gebonden aan een evenement. D.w.z. voor ieder evenement moet je opnieuw SABAM aanvragen en betalen.

Billijke vergoeding
Billijke vergoeding = vergoeding voor de artiesten (uitvoerders) van de muziek

De billijke vergoeding is plaatsgebonden en geldt in veel gevallenn een volledig jaar. Gaat de fuif dus door in een jeugdhuis, dan moet je geen billijke vergoeding betalen omdat het jeugdhuis dit reeds betaald heeft.

Billijke vergoeding is een vergoeding voor de artiesten. Komt er op je fuif een band spelen die hun originele nummers spelen, dan moet je hier geen billijke vergoeding voor betalen.

Gaat de fuif door op een weide? Dan zal je billijke vergoeding moeten betalen. Gaat de fuif door op een andere locatie? Bij je aanvraag via unisono vind je alle locaties die billijke vergoeding hebben betaald.

Hoe aanvragen?
Vanaf 1 januari 2020 worden SABAM & billijke vergoeding via 1 platform aangevraagd, namelijk Unisono. Hier kan je ook berekenen wat de kostprijs zal zijn voor SABAM & billijke vergoeding voor de fuif. De prijs wordt hoofdzakelijk berekend op basis van de inkomprijs, de kostprijs van de artiesten, de gemiddelde prijs van een drankje en de oppervlakte waar muziek wordt gespeeld. De effectieve aanvraag moet 5 dagen voor het evenement gebeuren.

Tips

Praktisch
Neem je evenement door op alle punten (inkom, kassa, bar, vestiaire, eetkraam…).
Heb je alles wat je nodig hebt voor ieder punt (tafel, kassa, bonnen, kabelbinders, tape, voortoog, kapstokken,…)?

Briefing vrijwilligers
Zorg dat je vrijwilligers alles weten wat ze moeten weten, maar overlaadt hen ook niet met informatie die niet nuttig is voor hen. Je vrijwilligers hebben niets aan informatie die te veel is. Het is voor hun niet belangrijk welke security-firma er komt en bij welke brouwer de drank is besteld.

Communiceer duidelijk over hun taken en hoe ze vergoed worden (financieel en/of met bonnen). Kennen de vrijwilligers achter de kassa de prijzen, kennen de vrijwilligers achter de toog de kleuren van de leeftijdsbandjes en weten ze dat ze drank moeten weigeren aan mensen die nog niet oud genoeg zijn? Weten je vrijwilligers wie ze moeten aanspreken als ze vragen hebben en wie ze moeten verwittigen als de hulpdiensten gebeld moeten worden?

Voor iedere vrijwilliger, met dezelfde taak, maak je best een korte informatiefiche wat voor hun noodzakelijk is om te weten.

Bij ieder punt (inkom, kassa, bar,…) zet je best een verantwoordelijke die als aanspreekpunt dient of een walkie talkie. Zo vermijd je dat tijdens de fuif mensen onnodig gaan rondlopen. Ook heb je als organisator een overzicht en controle op je vrijwilligers.

Inspiratie nodig
www.ikorganiseer.be is DE website waar alle informatie over het organiseren van evenementen terug te vinden is. Hier vind je niet alleen alle informatie en wetgeving die je nodig hebt als organisator, maar hier vind je ook inspiratie om bijvoorbeeld ecologisch festival te organiseren.